Ведение финансового учёта

Общая информация

При работе с интерфейсом Dashboard можно контролировать текущее состояние балансов, получать информацию о применённых курсах конвертации валют и вести учёт актуальных банковских счетов для перевода средств с балансов. Для этого в интерфейсе выделен раздел Финансы, доступ к которому регулируется отдельным правом и по умолчанию доступен учётным записям, отнесённым к ролям Finance и Merchant Admin.

При работе с интерфейсом Dashboard можно контролировать текущее состояние балансов, получать информацию о применённых курсах конвертации валют и вести учёт актуальных банковских счетов для перевода средств с балансов. Для этого выделен раздел Финансы, доступ к которому регулируется отдельным правом (подробнее).

При работе с разделом Финансы важно учитывать ряд особенностей, касающихся приводимой в нём информации.

Полнота. Также важно учитывать, что по умолчанию в интерфейсе доступна информация только о балансах IN/OUT и OUT, а отображение информации о балансах IN следует согласовать с курирующим менеджером ecommpay.
Применимость. Информацию в разделе Финансы можно считать ориентировочной и использовать в ознакомительных целях, но её не следует применять для итогового анализа и сверок. Это связано с тем, что при обработке информации о зачислениях и списаниях неизбежно возникают технические и организационные задержки, связанные с взаимодействием между провайдерами платёжных решений, определением итоговых комиссий и прочими процедурами, а в Dashboard отображается вся имеющаяся на конкретный момент информация. И эта информация может отличаться от итоговой.Для уточнения информации о текущем состоянии балансов можно обращаться к курирующему менеджеру.
Актуальность. Информация о балансах отображается с задержкой, которая может составлять до 30 минут. Это связано с техническими процедурами, включающими в себя различные вычисления, проверки и перенос информации в долговременное хранение. При необходимости получения оперативной информации по конкретным операциям можно использовать карточки платежей, программные оповещения (подробнее) и специализированные запросы Gate API (подробнее).
Обновление. Автоматическое обновление информации в разделе Финансы не поддерживается, при этом можно пользоваться обновлением вкладки браузера.

Далее в этом разделе представлена информация о балансах и описан порядок действий, необходимых для контроля балансов, получения информации о применяемых курсах конвертации валют и вести учёт актуальных банковских счетов.

Контроль балансов

Балансы и особенности их использования

Как и в платёжной платформе в целом, в интерфейсе Dashboard баланс — это сальдо в определённой валюте, которое может быть доступным для оперирования со стороны мерчанта, в том числе для вывода на его расчётные счета. Исходя из возможностей работы с ними балансы делятся на следующие типы:

IN — для зачислений денежных средств при проведении оплат и списаний при выполнении возвратов;
OUT — для списаний денежных средств при проведении выплат;
IN/OUT — для любых видов операционных зачислений и списаний денежных средств, при проведении оплат, возвратов и выплат.

В работе с балансами следует учитывать ряд особенностей и ограничений:

Один баланс может вестись только в одной валюте.
Валюты, в которых могут вестись балансы, определяются со стороны ecommpay. К базовым валютам относятся USD, GBP и EUR, в то время как доступность других следует уточнять у курирующего менеджера.
В случаях, когда операционные валюты отличаются от валюты баланса, применяется конвертация.
Операции по карточным платежам (с прямым использованием платёжных карт) и по альтернативным (с использованием альтернативных платёжных методов) всегда разводятся по разным балансам.
Операции по различным альтернативным методам с одной балансовой валютой могут разводиться по разным балансам и сводиться в один.
Так, при подключении в определённом регионе нескольких платёжных методов от одного провайдера с местными валютами расчётов и одной балансовой валютой (например, EUR), все операции по этим методам можно сводить в один баланс.
Операции по платёжным методам, по которым доступны оплаты и выплаты, сводятся в один баланс IN/OUT и не разводятся по балансам разного типа (IN, OUT, IN/OUT). Балансы типа IN и OUT могут использоваться, если по отдельному платёжному методу доступны только оплаты или выплаты.
Все процедуры, связанные с формированием балансов и настройкой их связей с контрактами и платёжными методами, выполняются специалистами ecommpay только по заявкам от мерчантов к курирующим менеджерам. И все вопросы по работе с балансами следует адресовать курирующим менеджерам.

Контроль текущего состояния

Информация о текущем состоянии балансов включает в себя суммарные показатели по каждой используемой валюте и реестр балансов. (При этом стоит учитывать, что балансовый учёт операций может занимать до 30 минут и информация о состоянии балансов может отображаться с соответствующей задержкой.)

Для просмотра информации о балансах следует:

Перейти на вкладку Текущий в разделе Финансы.
Развернуть нужную вкладку (IN, OUT, IN/OUT) и убедиться, что отображается требуемая информация: сверху — итоговые суммы по балансам в доступных валютах, а под ними — перечень балансов с информацией о них.
Если в разделе Финансы отсутствует вкладка IN, следует обратиться к курирующему менеджеру ecommpay.
При необходимости, отфильтровать информацию по связи с контрактами.
Для этого можно использовать выпадающий список с наименованиями контрактов, заключённых с ecommpay

Для обновления информации о балансах можно обновлять вкладку браузера. Автоматическое обновление информации в этом разделе не поддерживается.

Контроль информации о курсах конвертации валют

В интерфейсе Dashboard поддерживается возможность получать информацию о применённых курсах конвертации валют по отношению к доллару США (USD), применяемых к операционным и неоперационным списаниям и зачислениям. Эти курсы приводятся с разбивкой за каждый час на выбранную дату.

Чтобы ознакомиться с курсами конвертации требуемой валюты на определённую дату, достаточно перейти на вкладку Курсы конвертации в разделе Финансы и выбрать дату и валюту.

Работа с банковскими счетами

Общая информация

Интерфейс Dashboard позволяет вести учёт актуальных банковских счетов и использовать их для перевода средств с балансов в платформе ecommpay. При этом должны соблюдаться следующие условия:

Для работы со счетами должна применяться двухфакторная аутентификация при доступе к интерфейсу Dashboard.
У используемой учётной записи должны быть соответствующая роль и права на выполнение необходимых действий в разделе Финансы. С информацией о порядке доступа к этому разделу в интерфейсе Dashboard можно ознакомиться в статье Основные возможности и ролевая модель.

Для отображения информации о счетах используются соответствующие карточки, доступные на вкладке Банковские счета раздела Финансы. Информация обо всех созданных карточках сводится в реестр, а в составе отдельной карточки доступны панель управления и панель с реквизитами счёта и информации о получателе. Также в реестре доступны карточки, созданные специалистами ecommpay.Помимо карточек, создаваемых пользователями интерфейса Dashboard, в реестре доступны также карточки, создаваемые специалистами ecommpay.

Для организации работы с карточками применяется следующий набор статусов:

Draft — карточка сохранена как черновик и доступна для редактирования (без ограничений по времени);
Waiting for approval — карточка отправлена на рассмотрение в ecommpay;
Correction is needed — карточка проверена и требует корректировки (в соответствии с подсказками на панели управления карточкой);
Active — карточка согласована и может использоваться для выполнения финансовых операций;
Blocked — карточка заблокирована специалистами ecommpay (без возможностей её восстановления и повторной регистрации того же счёта);
Archived — карточка деактивирована пользователем Dashboard (без возможности её восстановления, но с возможностью повторной регистрации того же счёта).

Регистрация счёта

Чтобы зарегистрировать счёт, следует:

Открыть вкладку регистрации счёта, перейдя на вкладку Банковские счета раздела Финансы, щёлкнув кнопку Добавить новый счет и выбрав в открывшемся окне юридическое лицо.
Для этого необходимо открыть раздел Финансы, перейти на вкладку Банковские счета и щёлкнуть кнопку Добавить новый счет в левом верхнем углу над реестром, после чего выбрать в открывшемся окне юридическое лицо и подтвердить выбор, щёлкнув кнопку Продолжить.
Задать реквизиты для переводов, включая сведения о банковском счёте и получателе переводов.
Для этого должны быть указаны следующие сведения:
- Компания мерчанта — наименование юридического лица мерчанта (в соответствии с выбранным на шаге 1; без возможности редактирования).
- Номер договора — номера договоров (одного или более), которые ассоциированы с указанным юридическим лицом и могут использоваться для переводов средств на регистрируемый счёт.
- Мультивалютный счет — индикатор поддержки мультивалютных операций (со стороны банка) для регистрируемого счёта: Yes, No.
  Стоит учитывать, что если для регистрируемого счёта не доступны платежи ни в одной из базовых валют ecommpay (USD, GBP или EUR, с учётом используемых способов взаимодействия с ecommpay), то при переводе средств на такой счёт применяется конвертация. При этом допустимо регистрировать дополнительный счёт, выступающий в качестве промежуточного, на панели Банк посредник.
- Желаемая валюта сеттлмента — коды базовых валют ecommpay, в которых предпочтительно выполнять переводы на регистрируемый мультивалютный счёт.
- Валюта счета — код валюты регистрируемого моновалютного счёта.
- Банковский БИК/SWIFT — международный идентификационный код (БИК или SWIFT) банка, в котором открыт счёт. При заполнении этого поля можно использовать варианты из выпадающего списка, которые становятся доступными при указании по крайней мере трёх символов.
- Название банка — наименование банка, в котором открыт счёт (в соответствии с указанным SWIFT-кодом; без возможности редактирования).
- Страна банка — наименование страны, в которой зарегистрирован банк (в соответствии с указанным SWIFT-кодом; без возможности редактирования).
- IBAN (Номер счета) — номер счёта (International Bank Account Number) для зачисления средств с балансов мерчанта в платформе ecommpay.
- Тип бенифициара — категория получателя перевода, являющегося владельцем счёта для зачисления средств: юридическое лицо мерчанта, указанное на шаге 1 (Merchant Company), или иное лицо (Other Company).
- Название бенифициара — наименование получателя из банковских реквизитов счёта (при выборе типа бенифициара Merchant Company заполняется автоматически, в соответствии с выбранным на шаге 1 юридическим лицом; при выборе типа бенифициара Other Company должно заполняться самостоятельно).
- Регистрационный адрес бенифициара — адрес регистрации получателя (при выборе типа бенифициара Merchant Company заполняется автоматически, в соответствии с выбранным на шаге 1 юридическим лицом, и может быть отредактировано, но только по отношению к регистрируемому счёту; при выборе типа бенифициара Other Company должно заполняться самостоятельно).
- Регистрационный номер бенифициара — идентификационный номер получателя из национального реестра бенифициаров (при выборе типа бенифициара Merchant Company заполняется автоматически, в соответствии с выбранным на шаге 1 юридическим лицом, и может быть отредактировано, но только по отношению к регистрируемому счёту; при выборе типа бенифициара Other Company должно заполняться самостоятельно).
- Дополнительная информация — сведения для подтверждения допустимости переводов средств иному лицу, указанному в качестве получателя при выборе типа бенифициара Other Company (например, это могут быть файлы договоров между мерчантом и этим лицом).
Notice: Если сохранить карточку как черновик, к её заполнению можно вернуться позже (открыв карточку и щёлкнув кнопку Редактировать на панели управления).
Отправить информацию о регистрируемом счёте на рассмотрение в ecommpay, щёлкнув кнопку Создать банковский счет.
Для этого необходимо щёлкнуть кнопку Создать банковский счет и убедиться, что статус карточки сменился на Waiting for approval. Стоит учитывать, что после отправки карточки на рассмотрение изменять информацию в ней можно только в случае смены статуса на Correction is needed.
Убедиться, что счёт зарегистрирован, либо, если это актуально, вернуться к шагу 2.
Для этого можно ориентироваться на статус его карточки в реестре счетов — в течение 5 рабочих дней с момента отправки информации он должен измениться с Waiting for approval на Active (если карточка согласована и счётом можно пользоваться) или на Correction is needed (если карточка требует корректировки и следует вернуться на шаг 2 для внесения уточнений, в соответствии с подсказками на панели управления карточкой).

Карточки мультивалютного счёта, принадлежащего иному лицу, и моновалютного счёта, принадлежащего юридическому лицу мерчанта, могут выглядеть (при их заполнении) следующим образом.

Рис. 5. Регистрация мультивалютного счёта

Архивирование счёта

В реестре банковских счетов поддерживается возможность исключать счета из числа используемых для выполнения финансовых операций. При этом стоит учитывать, что для восстановления исключённого счёта его необходимо зарегистрировать повторно.

Чтобы исключить счёт из числа используемых для работы с платформой, следует:

Найти карточку счёта в реестре и открыть её.
Для этого следует перейти в реестр счетов и при необходимости воспользоваться фильтром по принадлежности счёта к юридическому лицу мерчанта.
Исключить счёт, щёлкнув кнопку Архивировать на панели управления.
Подтвердить действие в появившемся модальном окне.
Убедиться, что счёт исключён из числа используемых, ориентируясь на смену статуса его карточки на Archived.
Для этого можно проверить статус его карточки — он должен принять значение Archived.